Wednesday, December 14, 2016

[Tư duy giải quyết vấn đề ] xác định đúng vấn đề

Một ngày đến văn phòng, vừa ngồi xuống chưa nóng mông đã thấy sếp triệu tập họp khẩn cấp. Một số khách hàng than phiền về việc xác nhận đơn hàng của công ty chậm trễ, vậy là sếp nổi trận lôi đình và yêu cầu cả công ty phải tìm cách giải quyết triệt để việc này. Những bộ não xuất sắc nhất được tập hợp lại, suy nghĩ ngày đêm để tìm cách xây dựng một hệ thống tự động, giúp phản hồi khách hàng ngay lập tức. Đề án nhanh chóng được thông qua và thêm nhiều ngày làm việc để cho ra đời hệ thống. Ngày mọi thứ bắt đầu đi vào hoạt động, anh em trong công ty ai cũng háo hức và tin rằng nhất định doanh số tháng này sẽ được cải thiện đáng kể. 1 tuần trôi qua, 2 tuần rồi 3 tuần… mọi thứ không diễn ra như dự tính mà ngược lại, doanh số còn giảm.

Không ai có thể hiểu nổi tại sao những nỗ lực hết mình của cả đội lại không đem đến kết quả gì. Mọi người đều cảm thấy chán nản và mất phương hướng. Có vẻ giống với câu chuyện của Nokia, ngày TGĐ Nokia tuyên bố phá sản, ông nói: Chúng tôi không làm gì sai — nhưng chúng tôi đã thất bại.
Khi mình được mời tới tư vấn cho doanh nghiệp này, mình thấy việc nghiêm trọng nhất là các bạn đã xác định sai vấn đề ngay từ đầu. Đi tìm lời giải đúng cho bài toán sai là sự nỗ lực vô nghĩa.
Hầu hết những vấn đề ta cố gắng giải quyết đều không phải là vấn đề cần giải quyết. Vì vậy nhiều khi dồn rất nhiều nỗ lực mà không thấy hiệu quả.
Trước khi làm bất cứ việc gì, nhất định phải trả lời cặn kẽ câu hỏi sau: Mình mong muốn đạt được gì khi làm việc này?
Áp dụng trong trường hợp nhận được yêu cầu Làm hệ thống email:
Hỏi : Công ty mong muốn gì khi làm hệ thống Email?
Đáp: Để phản hồi khách hàng nhanh hơn.
Hỏi tiếp: Công ty mong muốn gì khi phản hồi khách hàng nhanh hơn?
Đáp tiếp:Để làm khách hàng hài lòng.
Hỏi tiếp: Công ty mong muốn gì khi làm khách hàng hài lòng?
Đáp tiếp:Để bán được nhiều hàng hơn…
Hỏi tiếp:…
Nếu mục đích cuối cùng là để bán được nhiều hàng hơn, thì ngoài option “làm hệ thống email tự động” sẽ có rất nhiều option khác như: — Cải thiện hệ thống chăm sóc khách hàng. — Tung chiến dịch khuyến mại. — Cho phép khách hàng mua trả góp. — … Và nhiệm vụ đặt ra sau đó là đánh giá xem option nào đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Có thể mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp muốn sẽ là Xây dựng thương hiệu, Phát triển bền vững, hoặc một cái gì đó khác. Tuỳ theo mục đích cuối cùng là gì mà sẽ có các option khác nhau, nhưng không bao giờ chỉ có 1 option duy nhất và thường các option sau sẽ luôn tốt hơn option đầu tiên.
Kinh nghiệm của mình trong quá trình xây dựng Akira đấy là đừng hùng hục nhảy vào giải quyết vấn đề vì trong hầu hết các trường hợp đấy không phải là vấn đề. Khi gặp vấn đề, hãy bình tĩnh và dừng lại phân tích, quan sát kỹ lưỡng. Bao giờ xác định được chính xác vấn đề, lúc đó mới tập trung nguồn lực để giải quyết.
If I had an hour to solve a problem, I’d spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.
 — Albert Einstein -
Hôm trước mát trời mình làm tư vấn cá nhân cho một bạn trẻ tài năng xuất sắc. Bạn chia sẻ với mình về kế hoạch học Thạc sĩ với niềm tin rằng tấm bằng Thạc sĩ sẽ giúp bạn dễ dàng gạt hái được thành công sau này. Mình không ngạc nhiên lắm với quan điểm này vì hầu hết mọi người đều nghĩ như thế. Nhưng với mình thì đó là một kiểu “tư duy lối mòn”, điều đó đúng vì nhiều người cho nó là đúng chứ không phải nó thật sự đúng. Nếu bạn nghĩ rằng học Thạc sĩ sẽ cho bạn sự khác biệt để thành công, thì cái bạn cần là “Sự khác biệt” chứ không phải là bằng mọi giá có được bằng Thạc sĩ. Nếu bạn muốn “khác biệt”, có hàng ngàn cách để bạn trở nên khác biệt và cách tốt nhất là đừng chạy theo số đông hay những quan niệm phổ biến.
Nhớ ngày xưa mình cũng từng định học Thạc sĩ tại Nhật, hồi đó nếu học xong chương trình rồi mới về VN khởi sự thì có lẽ đến năm nay mình mới xong chương trình Thạc sĩ chứ đừng nói gì tới việc khởi nghiệp và xây dựng được Akira như bây giờ.
Nguồn lực của chúng ta luôn là thứ có hạn (thời gian, tiền, người) Phải luôn tìm cách giải quyết vấn đề hiệu quả nhất với nguồn lực ít nhất. Cụ Pareto từng nói có 20% công việc đem lại 80% giá trị, ngược lại có 80% công việc chỉ đem lại 20% giá trị. Để giải quyết vấn đề hiệu quả điều đầu tiên phải làm được là xác định đúng vấn đề cần giải quyết. Đâu là thứ nếu tập trung vào sẽ đem lại 80% giá trị? Đâu là thứ tập trung vào chỉ đem lại 20% giá trị?
Chưa cần biết giải quyết như thế nào, nhưng xác định được đúng vấn đề đã đem lại hiệu quả hơn 16 lần xác định sai vấn đề rồi.
Dù là trong phát triển cá nhân hay xây dựng doanh nghiệp, có một cách chắc chắn sẽ đưa chúng ta đến với thất bại đó là xác định sai vấn đề cần giải quyết.
Để xác định đúng vấn đề khi gặp một khó khăn nào đó, hãy: 
#1. Giữ bình tĩnh, dừng lại để quan sát và đánh giá.
#2. Đặt câu hỏi Tại sao, Tại sao và Tại sao?
#3. Vẽ cây mục đích của mục đích của mục đích…
#4. Xác định mục đích thật sự mình muốn đạt được và chỉ tập trung vào đấy.
Những nguyên tắc đã giúp mình xây dựng & phát triển:
#1: Xác định đúng vấn đề
#2: Tìm kiếm giải pháp tối ưu
- Triển khai quyết liệt.
Hôm tới mình sẽ chia sẻ tiếp sau khi đã “Xác định đúng vấn đề” làm sao để tìm được “Giải pháp tối ưu”
P/s: Những bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tư duy này có thể tìm đọc quyển Tư duy đột phá (Breakthrough Thinking) nhé.
nguồn : Đức Anh Quách

Buy me a coffee